Бухучет инфо. Справочник контрагенты Новый контрагент в 1с 8.3

Справочник Контрагенты в программе 1С используется для учета расчетов с поставщиками и покупателями, а так же любыми другими дебеторами и кредиторами, которые в общем случае именуются контрагентами и могут быть юридическими или физическими лицами.

Фактически, это поставщики и покупатели, банки, налоговые инспекции, индивидуальные предприниматели и прочие организации, которые необходимо внести в информационную базу для ведения учета или для оформления первичных документов.

Справочник контрагенты иерархический, это значит, что в справочнике можно создавать группы и подгруппы, а в них уже заносить контрагентов. Таким образом удобно вести учет расчетов с поставщиками и с покупателями по разным функциональным группам контрагентов.

Важным моментом при вводе новой записи в справочник Контрагенты является реквизит «наименование». В программе предусмотрено два поля наименование. Первое поле – это краткое наименование контрагента, а второе поле – полное. Многие организации имеют длинные наименования, которые включают разнообразные сокращения и могут иметь многовариантное написание. По таким неоднозначным наименованиям в дальнейшем будет неудобно делать поиск по контрагенту в информационной базе.

Поэтому в поле «наименование» лучше всего вводить краткое и понятное ключевое наименование контрагента, по которому легко найти этого контрагента в списке. А в поле «полное наименование» следует вводить полное наименование контрагента, которое будет фигурировать в документах.

Особенности и настройка справочника 1С Контрагенты

Особенностью учета расчетов с контрагентами в программах 1С является учет по договорам. Договор контрагента – это обязательный реквизит аналитического учета контрагентов по счетам 60, 62, 66, 67, 76.

Поэтому при вводе новой записи в справочник контрагенты нужно перейти на вкладку «Счета и договоры» и в табличной части «Договоры контрагентов» ввести договор контрагента. Если для учета расчетов с контрагентом не требуется детализация расчетов в разрезе договоров, достаточно для контрагента ввести один «основной договор» и использовать его во всех документах 1С.

При необходимости в табличной части «Банковские счета» вводятся банковские счета контрагента, которые будут использоваться в платежных документах.

Полезная особенность справочника — это настройка счетов учета расчетов с контрагентами. Для этого по кнопке «Перейти » выбирается пункт «Счета учета расчетов с контрагентами» и заполняется одноименный регистр сведений. Возможна настройка счетов учета как для групп справочника, что очень удобно, так и для отдельных поставщиков и покупателей персонально в случае необходимости.

На странице можно скачать видеоурок по настройке счетов учета расчетов справочника Контрагенты.

Полезной особенностью справочника также является возможность сортировки элементов справочника по наименованию и ИНН контрагентов. При длительной работе с программой 1С возможен ввод одного контрагента несколько раз под разными похожими наименованиями или повторный ввод поставщика в группу покупателей и наоборот, особенно когда в бухгалтерии работает несколько пользователей.

В таком случае учет расчетов с поставщиками и покупателями заметно усложняется, потому что во всех отчетах один контрагент будет фигурировать по нескольким разным строчкам отчетов, возможно даже под одинаковыми наименованиями, что порой вызывает недоумение начинающих бухгалтеров.

Тогда сортировка справочника по ИНН с отключенной иерархией групп поставщиков и покупателей помогает однозначно выявить двойников и тройников, потому что ИНН у контрагента не может различаться и задвоенные записи окажутся рядом.

Как работать с контрагентами в 1С 8.3 Бухгалтерии, завести нового поставщика или покупателя

Контрагенты в 1С - один из самых важных справочников практически во всех типовых конфигурациях. В этом справочнике хранится информация о покупателях, поставщиках и прочих юридических и физических лиц, с которым взаимодействует компания.

Создание нового контрагента

Рассмотрим как в 1С добавить контрагента. Для ведения списка контрагентов в 1С: Бухгалтерии существует справочник «Контрагенты». Чтобы зайти в него, нужно зайти в меню «Справочники», пункт «Контрагенты».

Откроется окно формы списка справочника. Чтобы добавить новый элемент справочника, нажмем кнопку «Создать» или клавишу «Insert» на клавиатуре. Откроется форма для заполнения и редактирования данных контрагента.

В настоящее время в системе 1С: Бухгалтерия появилась возможность получения данных контрагента и проверке по его ИНН или наименованию. Данные берутся из государственных реестров ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

И так, начинаем заполнение. Система сразу предлагает ввести ИНН или Наименование контрагента. Можно просто ввести ИНН, чтобы не вводить данные вручную. Нажимаем кнопку «Заполнить» и тут же можем получить предупреждение о том, что нет действующего договора на информационное сопровождение.

Это значит, что не указаны параметры подключения к интернет-поддержке пользователей, а именно логин и пароль, полученные при заключении договора.

У кого возникла такая же ситуация, делаем следующее: заходим в меню «Администрирование», пункт «Подключение интернет поддержки». Нажимаем кнопку «Подключить интернет-поддержку». В открывшемся окне вводим логин и пароль для подключения. Нажимаем кнопку «Войти» и если все правильно введено, происходит подключение к 1С Контаргент.

Теперь можно вернуться к вводу контрагента.

Вводим ИНН, нажимаем кнопку «Заполнить» и если контрагент с таким ИНН найден в государственном реестре, получаем следующую картину:

Как видно, все необходимые поля с данными контрагента заполнены, осталось их проверить на всякий случай и нажать кнопку «Записать». Строка «Адрес и телефон» раскрывается, если нажать на кнопку «>». Здесь мы увидим юридический, фактический и почтовый адреса. Если они совпадают, можно установить соответствующие флажки.

Если у вас нет интернет-поддержки, вы можете ввести реквизиты контрагента вручную, начиная с поля «Вид контрагента».

Если требуется завести иностранного контрагента в 1С, необходимо установить страну его регистрации. После этого станет доступны для заполнения иностранного поставщика или покупателя. При этом скроются поля ИНН и КПП.

В 1С: Бухгалтерии практически любой документ требует указания договора контрагента, поэтому следует сразу завести как минимум один договор. Каждый контрагент для нашей организации может являться покупателем, поставщиком, комитентом и т.д. Поэтому договора делятся на виды. Всего предусмотрены следующие виды договоров:

• С поставщиком
• С покупателем
• С комитентом
• С комиссионером
• Прочее

Допустим, что с данным контрагентом в основном будут осуществляться операции по продаже товаров и услуг. Тогда по ссылке «Договора» перейдем к списку договоров и добавим там новый договор. Вид договора – «С покупателем», наименование «Основной договор». Теперь, например, в документе «Реализация товаров и услуг» при выборе этого контрагента поле «Договор» заполнится автоматически.

Для совершения банковских операций необходимо добавить контрагенту один или несколько банковских счетов (ссылка «Банковские счета»).

Контрагент готов к работе.

По материалам: programmist1s.ru

Для создания контрагента в 1С необходимо заполнить карточку в справочнике контрагентов. Можно внести все записи вручную, но часть этой работы способна выполнить сама программа.

Инструкция

Справочник контрагентов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 является очень важным. В нем хранятся данные обо всех поставщиках и покупателях вашей организации. Ошибки в данном справочнике могут быть критичны, особенно с регистрационными данными.

Попасть в данный справочник можно через раздел «Справочники».

Создайте нового контрагента из появившейся формы списка.

Автоматическое заполнение

В шапке карточки контрагента можно ввести его ИНН или наименование, и нажать на кнопку «Заполнить». В таком случае реквизиты автоматически загрузятся из реестров ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Данный функционал работает только при подключении к интернет-поддержке. Стоимость доступа к сервису «1С Контрагент» составляет 4800 руб./год.

Если вы не подключены, программа выдаст соответствующее сообщение и предложит вам это сделать.

Нажмите «Да» и в появившемся окне введите логин и пароль от ИТС. Его вам должны были предоставить вместе с договором поставки на конфигурацию. В том случае, если по какой-либо причине у вас нет доступа к ИТС, обратитесь к нам.

Ручное заполнение

Так же вы можете заполнить все эти поля вручную.

Обратите внимание, что при вводе ИНН и КПП программа осуществляет их проверку. В том случае, если в программе уже заведен контрагент с такими реквизитами, вам будет об этом сообщено. Крайне не желательно дублировать контрагентов. Вы сами потом в них же и запутаетесь.

Так же программа проверяет введенные ИНН и КПП по формату, утвержденному налоговой службой.

Если у вас подключена интернет-поддержка, все контрагенты будут проверяться на наличие в базе ФНС.

Найденные в ФНС контрагенты по ИНН и КПП будут отображаться следующим образом.

Те контрагенты, которых найти не удалось, отобразятся так, как показано на рисунке ниже.

В форме списка контрагентов так же для удобства реализована автоматическая проверка на наличие в базе ФНС. ИНН не найденных контрагентов будут подсвечиваться красным.

Запишите созданного вами контрагента, после того, как вы заполнили и проверили все реквизиты.

Банковские счета

Еще одним немаловажным реквизитом в карточке контрагента является его банковский счет. Он используется при безналичной оплате. На данный счет мы будем переводить поставщику денежные средства. Если контрагент является покупателем, то с данного счета он совершит оплату. Расчеты в безналичном виде сейчас наиболее популярны.

В карточке контрагента выберите банк, в котором он обслуживается, и укажите номер расчетного счета. Это и будет основной счет нашего контрагента для безналичной оплаты.

В 1С 8.3 существует встроенная проверка на корректность введенного вами номера счета. И в случае допущенной ошибки система сообщит вам об этом.

Если перейти в карточке контрагента по гиперссылке «Банковские счета», мы увидим, что наш счет автоматически туда добавился и установился в качестве основного. В этот список можно добавить еще и другие счета.

Документы

На закладке «Документы» карточки контрагента можно просмотреть или создать определенные документы по нему. К ним относятся, например, реализации, возвраты и т. п.

Договоры

При осуществлении работы с контрагентом, будь то покупка, продажа или другие действия, мы заключаем с ним договор. В дальнейшем он выбирается в соответствующих документах. Все договора с нашим контрагентом отображаются на соответствующей закладке его карточки в справочнике.

Создадим из данного списка новый договор. Самое главное – правильно указать его вид (с поставщиком, покупателем и т. п.).

У одного и того же контрагента может быть несколько договоров, в том числе и с различными видами. Например, наша фирма производит офисные кресла. Мы можем закупать у какой-либо организации материалы для их изготовления, и при этом последствии им продадим партию наших кресел.

Заполните основные поля и запишите договор.

Назначить договор основным можно из списка всех договоров контрагента. Тогда у него появится соответствующий признак в первой колонке (зеленый флаг).

Так же к договору можно прикрепить файл, например, скан-копию подписанного в бумажном виде договора или копии документов контрагента

Смотрите также видео о заполнении и по работе со справочником «Контрагенты» в целом:

Кто такие Контрагенты? Это юридические или физические лица, являющиеся вашими заказчиками, покупателями или партнерами. У каждого юридического лица имеются реквизиты, т. е. уникальные данные (ИНН, КПП, юридический и фактический адреса), которые принадлежат только этой организации. Вот этими данными и нужно будет заполнять карточку контрагента в программе.

Приступим. Находим слева в меню надпись «Справочники», нажимаем. Перед нами разделы программы, ищем «Покупки и продажи», подраздел «Контрагенты»:

Заходим в раздел. Чтобы было удобно ориентироваться в процессе работы, создадим папки по видам: «Покупатели», «Поставщики» и «Прочее».

Нажимаем на надпись «Создать группу». В выпадающем окошке в поле «Наименование» вводим название группы «Покупатели»:

Аналогичным образом создаем остальные папки «Поставщики» и «Прочее»:

Создадим по одному элементу в каждой папке. Начнем с «Покупатели». Заходим, выбираем «Создать»:

Открывается страница для заполнения. Это карточка контрагента. Верхнее поле, обозначенное желтым цветом, предназначено для автоматического заполнения информации по контрагенту путем ввода ИНН. Это будет работать только при подключенной функции «1С Контрагент».

Мы рассмотрим заполнение вручную. Допустим, нашим покупателем будет являться организация ООО «СТИЛЬ». В поле «Вид контрагента» оставляем Юридическое лицо. В поле «Наименование» вводим название организации. Для удобства поиска обычно вводят СТИЛЬ ООО, т.е. сначала название, а потом организационно правовая форма. Можно оставить просто одно название. Поле «Полное наименование» должно содержать правильное написание названия данной организации – ООО «СТИЛЬ» или с расшифровкой - Общество с ограниченной ответственностью. Эта будет отображаться при печати документов. Поле «Входит в группу» заполняется автоматически. Далее, поля: ИНН, КПП, ОГРН заполняются предоставленными реквизитами данной организации. Очень важный пункт в карточке «Основной банковский счет». Нажмем маленькую кнопочку слева. Перед нами открылись два поля, обязательные к заполнению:

В первое поле необходимо ввести БИК банка, в котором обслуживается организация. Во второе поле вводим номер расчетного счета. Далее пункт «Адрес и телефон». Развернем его:

Здесь заполняются юридический и фактический адреса. Мы видим уведомление, в котором нам предлагают загрузить Адресный классификатор. Это работает только при подключенной функции «1С Контрагенты». Пропускаем. Нажимаем надпись «Заполнить» справа от юридического адреса. Перед нами открывается окошко для ввода необходимых данных. Заполняем и нажимаем ОК:

Строка «Фактический адрес» заполнится автоматически. Если у организации юридический и фактический адреса разные, то необходимо снять соответствующую галочку возле надписи «Фактический адрес совпадает с юридическим адресом» и заполнить вручную. Записать. Аналогично и с полем «Почтовый адрес». В пункт «Дополнительная информация» вы можете прописать какой-либо комментарий. Проверяем, все ли заполнено и нажимаем «Записать» в верхней части.

Все операции в системе 1С производятся с помощью договоров. Договор это универсальный разделитель учета, который указывается практически во всех документах. Переходим на вкладку «Договоры» и нажимаем кнопочку «Создать».

Перед нами открылась страница «Договор (создание)»:

Приступим к заполнению. Первое поле «Вид договора». Так как мы заполняем карточку организации, которая у нас будет покупать что-либо, то нужно выбрать соответствующий вид – «С покупателем». Если изначально указать неправильный вид, то изменить будет проблематично. Следующее поле «Номер договора» говорит само за себя - вводим номер договора. Справа выбираем дату, которой заключен договор. Поле «Наименование» формируется автоматически на основании введенных данных. При необходимости можно поправить и прописать, как нам будет удобно и понятно. Далее развернем и рассмотрим следующие вкладки. «Расчеты». Здесь выбираем в какой валюте будут происходить расчеты с нашим покупателем. В поле «НДС» необходимо выбрать порядок регистрации счет-фактур конкретно по этому договору.

Если нашим покупателем (организацией) предоставлена информация о руководителях, то можно заполнить поля в разделе «Подписи». Это будет отображаться при печати документов. Если этих данных нет, то пропускаем. В разделе «Дополнительная информация» вводится срок действия договора, если он обозначен. Можно оставить поле пустым. И можно выбрать «Вид расчетов». С этим договором мы закончили. Нажимаем «Записать и закрыть». Теперь мы можем увидеть, что у нашего контрагента «СТИЛЬ» появился договор «С покупателем». Обратите внимание на функцию «Использовать как основной». Если мы отметим ее, то данный тип договора будет по умолчанию проставляться в документы:

Помимо договора очень важная вкладка «Банковские счета»:

Здесь видим уже созданный нами счет, который указали на главной вкладке. И, как и в договоре, мы можем отметить функцию «Использовать как основной», для использования этого счета по умолчанию.

Допустим, есть контрагент, у которого два договора: «С поставщиком» и «С покупателем». Один используется более часто, именно этот договор, мы можем отметить основным для упрощения ввода информации.

Во вкладке «Контактные лица» на главной странице прописываются данные лица со стороны контрагента, к которому мы при необходимости сможем обратиться. Это может быть директор, бухгалтер или менеджер:

Здесь же, на вкладке «Адреса» мы можем указать его телефоны и адрес электронной почты для связи. После ввода нажимаем «Записать и закрыть»:

Возвращаемся на страницу с новым контрагентом. Если нажмем ссылку «Еще», будут доступны «Счета расчета с контрагентом»:

Это аналогичный справочник «Счета учета номенклатуры», только для контрагента. Здесь обычно используются 60 и 62 счета.

Ввод покупателя на этом окончен.

Аналогичным образом создадим поставщика - ООО «Эдельвейс». Возвращаемся в папку «Поставщики» и нажимаем «Создать». Весь процесс заполнения данными такой же, как и у Покупателя. Только вид договора будет указываться «С поставщиком»:

Также отмечаем во вкладках «Договоры» и «Банковские счета» настройку «Использовать как основной». С поставщиком разобрались.

Вернемся теперь в папку «Прочее». Здесь заводятся банки, налоговые службы и т.д. Заведем здесь аналогично банк для отображения поступления банковских комиссий:

Для таких контрагентов вид договора необходимо использовать «Прочие»:

Таким образом, контрагент введен в информационную базу, за ним закреплен договор и эти данные будут автоматически использоваться при взаиморасчетах с данным контрагентом.